در دنیای امروز که سازمانها برای افزایش بهرهوری بهسرعت به سمت دیجیتالی شدن حرکت میکنند، استفاده از نرمافزارهای ERP (برنامهریزی منابع سازمان) به یکی از پایههای اصلی مدیریت هوشمند تبدیل شده است.
اما نکتهای که کمتر به آن توجه میشود، این است که موفقیت ERP تنها در گرو ثبت دادهها نیست؛ بلکه در گرو نحوهی جریان یافتن آن دادهها در بین افراد و واحدهاست.
در همین نقطه است که مفهوم گردش کار (Workflow) معنا پیدا میکند. گردش کار، در حقیقت قلب تپندهی ERP است که تعیین میکند هر فرآیند سازمانی چگونه از مرحلهی آغاز تا پایان پیش برود، چه کسی مسئول هر بخش باشد و چه قوانینی در مسیر اجرا شوند.
در یک ERP، گردش کار مجموعهای از مراحل و تصمیمهاست که برای اجرای فرآیندهای سازمانی بهصورت خودکار طراحی میشوند.
بهطور ساده، گردش کار همان نقشهی راهی است که سیستم برای اجرای یک کار دنبال میکند؛ از لحظهای که یک درخواست ثبت میشود تا زمانی که نهایی و بایگانی میگردد.
برای مثال، در فرآیند «درخواست خرید»، گردش کار مشخص میکند که ابتدا کاربر فرم درخواست را پر کند، سپس مدیر واحد آن را تأیید نماید، بعد به مالی برای بررسی بودجه برود و در نهایت، مدیر ارشد تصمیم نهایی را بگیرد.
اگر ERP این گردش کار را نداشت، تمام این مراحل باید بهصورت دستی، از طریق تماسها، ایمیلها یا فرمهای کاغذی انجام میشد؛ فرآیندی زمانبر، پرخطا و غیرقابل ردیابی.
وجود گردش کار در ERP چند مزیت کلیدی دارد:
افزایش هماهنگی بین واحدها: اطلاعات بهصورت خودکار بین بخشهای مختلف جریان پیدا میکند.
افزایش سرعت و دقت: تأییدات و تصمیمها بهصورت خودکار انجام میشوند.
شفافیت کامل: هر درخواست قابل ردیابی است و وضعیت آن در هر لحظه مشخص است.
قابلیت استانداردسازی فرآیندها: همه کاربران از مسیر مشخصی پیروی میکنند.
به زبان ساده، گردش کار باعث میشود ERP از یک نرمافزار صرفاً ثبت اطلاعات، به یک سیستم هوشمندِ هدایتکنندهی فرآیندها تبدیل شود.
یکی از مهمترین ارکان تحول دیجیتال، اتوماسیون فرآیندهای سازمانی است. گردش کار دقیقاً همان بخش از ERP است که این اتوماسیون را عملی میکند.
وقتی هر مرحله از کار بهصورت خودکار انجام شود و تأییدات بهصورت دیجیتال ردوبدل شوند، سازمان از حالت سنتی و کاغذی خارج شده و به چابکی واقعی میرسد.
در نرمافزار ERP چارچوب، مفهوم گردش کار بهصورت کاملاً انعطافپذیر پیادهسازی شده است. این سیستم تنها اجرای فرآیندها را خودکار نمیکند، بلکه به مدیران اجازه میدهد تا مسیر انجام کارها را دقیقاً بر اساس ساختار سازمانی خود طراحی کنند.
نرمافزار ERP چارچوب با استفاده از قابلیت کنترل دسترسیها (Access Control) و تعریف نقشها، میتواند گردش تأییدات مخصوص به هر سازمان را ایجاد کند. به این معنا که هر سازمان میتواند تعیین کند چه کسی در هر مرحله از فرآیند دخیل باشد، چه نوع دسترسی داشته باشد و چه اقدامی انجام دهد.
به همین دلیل در ERP چارچوب، گردش کار و گردش تأییدات در عمل مترادف هستند. هر دو به همان جریان هوشمند تأیید، اجرا و ثبت فرآیندها اشاره دارند که با سیاستها و نیازهای هر سازمان سازگار میشوند.
در ERP چارچوب، گردش کار از چند جزء اصلی تشکیل شده که هماهنگی کامل بین واحدها را تضمین میکند:
طراحی فرآیندها: طراحی گرافیکی مسیر انجام کارها، تصمیمها و حالتهای مختلف هر فرآیند.
نقشها و دسترسیها: اختصاص هر مرحله به نقش خاص و کنترل دقیق اینکه چه کسی چه کاری را انجام دهد.
قوانین کسبوکار: تعیین شرطها و منطق تصمیمگیری (مثلاً اگر مبلغ از حد مشخصی بیشتر بود، نیاز به تأیید مدیرعامل باشد).
اطلاعرسانی هوشمند: ارسال خودکار اعلانها و ایمیلها برای آگاهی کاربران از وضعیت کار.
پایش و گزارشگیری: ردیابی لحظهای وضعیت هر فرآیند و تولید گزارشهای مدیریتی.
ترکیب گردش کار و کنترل دسترسی در ERP چارچوب، مزایای قابلتوجهی برای سازمان به همراه دارد:
اجرای سریعتر فرآیندها و حذف مکاتبات دستی
کاهش خطاها و دوبارهکاریها
شفافیت کامل در فرآیندهای تأیید
امنیت بالا بهواسطهی کنترل دقیق مجوزها
امکان شخصیسازی مسیر تأییدات برای هر سازمان
بهطور خلاصه، ERP چارچوب با گردش کار خود، جریان تصمیمگیری و اجرای فرآیندها را هوشمند، شفاف و متناسب با ساختار واقعی سازمانها میسازد.
فرض کنید کارمند سازمانی در ERP چارچوب درخواست مرخصی ثبت میکند.
سیستم بهصورت خودکار درخواست را برای مدیر مستقیم ارسال میکند. پس از تأیید مدیر، درخواست به منابع انسانی میرود تا در تقویم حضور ثبت شود. اگر کارمند در پروژهای خاص فعال باشد، سیستم بررسی میکند که جایگزینی برای او تعیین شده یا خیر. در نهایت، تأیید نهایی ثبت و اطلاعرسانی به واحد مالی انجام میشود.
تمام این مسیر بدون هیچ تماس یا ایمیل اضافی و بهصورت دیجیتال انجام میشود؛ نمونهای ساده از گردش تأییدات در ERP چارچوب.
گردش کار در نرمافزارهای ERP بهطور کلی، مکانیزمی برای خودکارسازی، استانداردسازی و تسهیل فرآیندهای سازمانی است.
اما در ERP چارچوب این مفهوم یک گام فراتر میرود — سیستم نهتنها گردش کار را مدیریت میکند، بلکه با کنترل دقیق دسترسیها، گردش تأییدات مخصوص به هر سازمان را ایجاد مینماید.
به همین دلیل میتوان گفت:
در ERP چارچوب، گردش کار همان گردش تأییدات شماست؛ اما با نظمی هوشمند، امنیت بالا و شفافیتی که تمام مسیر فرآیند را قابل مشاهده میسازد.
در ERP چارچوب این دو واژه مترادفاند. گردش کار همان جریان تأییدات است که مسیر تصمیمگیری و انجام وظایف را مشخص میکند.
بله، گردش کار میتواند در ماژولهای مالی، منابع انسانی، فروش و تدارکات فعال شود و بین آنها ارتباط برقرار کند.
کاملاً. هر سازمان میتواند بهسادگی با ابزار طراحی فرآیند در ERP چارچوب مسیر گردش کار خود را ویرایش کند.
کنترل دسترسیها تضمین میکند که فقط افراد مجاز بتوانند فرآیندها را مشاهده، ویرایش یا تأیید کنند. این قابلیت امنیت و دقت سیستم را افزایش میدهد.
بله. سیستم گزارشهای تحلیلی از وضعیت فرآیندها، گلوگاهها و عملکرد کاربران ارائه میدهد تا مدیران دید جامعی از روند کارها داشته باشند.
گروه نرمافزاری چارچوب | ارائهدهنده راهکارهای یکپارچه ERP برای سازمانها و کسبوکارها. با تمرکز بر یکپارچهسازی ارکان سازمان، بهینهسازی فرآیندها و افزایش بهرهوری، در مسیر رشد و توسعه پایدار همراه شما هستیم.
