این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل، داستان شکل گیری این کسب و کار را خواندیم. همچنین از برخی موانع بوجود آمده سر راه این شرکت، آگاه شدیم که در ادامه راه حل آنها توسط مدیران کشف خواهد شد.
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
بافت ایران در حال انجام کارهایی است که هر کسب و کار بزرگ دیگری انجام می‌دهد؛ حسابداری، حقوق و دستمزد، ارتباط با مشتریان، پرداخت مالیات و عوارض، انبارداری، تضمین کیفیت، فاکتورها، پرداخت‌ها و غیره. اما یک تفاوت حیاتی وجود دارد: برخلاف کسب و کار های بزرگ، بافت ایران در مدیریت و سازماندهی فرآیند های خود با مشکل مواجه است. آنها از ترکیبی از نرم افزار ها و فرم های کاغذی مختلف برای ثبت و اجرای فرآیند ها استفاده می‌کنند. از یک طرف، خوشحال بودند که مشکلات عملیاتی و اجرایی در حال افزایش است زیرا این نشانه ای از رشد سازمان است. از طرف دیگر، آنها شدیداً به چیزی نیاز داشتند که بتواند کار های پرتعداد و گسترده را مدیریت و سازماندهی کند. ابزار های حسابداری ساده و نرم افزار های متعدد دیگر کارساز نبودند.
راه حل معجزه آسا
ابراهیمی و باقرزاده متوجه می‌شوند که اگر این روند را ادامه دهند، در تلاش برای اطمینان از عملکرد کسب و کار خود گیر خواهند کرد. آنها به دنبال راه‌حل، به جستجو می‌پردازند. چه چیزی می‌تواند مدیریت کسب و کار را آسان کند؟ چگونه روی سودآوری و رشد سازمان تمرکز کنند؟ چه چیزی می‌تواند جلوی استهلاک و طولانی شدن فرآیند های سازمان را بگیرد؟ پاسخ، استفاده از یک سیستم ERP است.
کسب و کارها چه کوچک‌مقیاس و چه بزرگ‌مقیاس، پیچیدگی های زیادی دارند؛ حتی اگر در ظاهر اینگونه به نظر نرسد. همانطور که قبلاً گفتیم، مشکل اساسی این است که سیستم هایی که کسب و کار های کوچک در اوایل کار سازمان خود استفاده می‌کنند، برای رشد طراحی نشده‌اند و قابلیت گسترش ندارند. با رشد کسب و کار، حفظ ثبات و کارایی فرآیند های سازمان سخت‌تر می‌شود. نرم‌افزار ERP این مشکل را برطرف می‌کند. این نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که مطابق با رشد شرکت، ارتقا و گسترش یابد. به نظر می‌رسد راه‌اندازی یک سیستم ERP گزینه ی خوبی برای حل بحران این سازمان است، اما نیاز به زمان دارد؛ در حالیکه آنها فرصت زیادی ندارند. آیا ERP ارزش صرف زمان را دارد؟
ERP چیست؟
کسب‌وکارهای کوچک معمولاً برای انجام امور خود ابزارهای مختلفی را بکار می‌گیرند. مثلاً برای حسابداری از نرم‌افزارهایی مانند پارسیان یا نوآوران، برای ارتباطات داخلی از تلگرام یا واتساپ، از استیکر نوت برای یادآوری‌ها و از ایمیل برای ارسال نامه استفاده می‌کنند. هرکدام از این ابزارها به تنهایی وظایف مهی را انجام می‌دهند، اما مشکل اینجاست که هیچ ارتباطی بین آنها وجود ندارد. این موضوع باعث می‌شود که مدیریت کارها پیچیده و زمان‌بر شود. تصور کنید بخواهید چند تکه شیشه را با چسب، کنار هم نگه دارید؛ شاید کارتان راه بیفتد، اما این روش مطمئن و کارآمد نیست. اینجا است که ERP به کمک می‌آید!
ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمان) سیستمی است که تمام عملیات‌های کسب‌وکار شما را در یک نرم‌افزار یکپارچه جمع‌آوری می‌کند. با این سیستم، شما می‌توانید همه فعالیت‌های خود را از یک مکان مشاهده، مدیریت و تحلیل کنید. دیگر نیازی به جابه‌جایی بین نرم‌افزارهای مختلف نیست. اطلاعاتی که وارد ERP می‌کنید، به‌طور خودکار با سایر بخش‌ها مرتبط می‌شود. مثلاً وقتی فروش جدیدی ثبت می‌کنید، موجودی انبار به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شود.
با ERP می‌توانید تمام جنبه‌های کسب‌وکار خود را مدیریت کنید، از جمله:
- فروش
- خرید
- موجودی انبار
- صدور فاکتورها
- مدیریت مشتریان
- حقوق و دستمزد
- و بسیاری از فرآیندهای دیگر
چرا ERP مفید است؟
1. ذخیره‌سازی امن داده‌ها:
تمام اطلاعات شما به‌طور متمرکز و ایمن در یک مکان نگهداری می‌شوند. دیگر نیازی نیست برای یافتن اطلاعات، در ایمیل‌ها، فرم‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف جستجو کنید.
2. حذف اطلاعات تکراری:
چون همه‌چیز در یک سیستم جمع‌آوری شده، امکان وارد کردن داده‌های تکراری وجود ندارد.
3. هماهنگی بهتر تیم:
همه اعضای تیم به یک مجموعه داده به‌روز دسترسی دارند، بنابراین اختلاف یا تناقضی بین اطلاعات وجود نخواهد داشت.
4. شفافیت و قابلیت پیگیری:
تاریخچه کامل تمامی فرآیندها و اقدامات همیشه در دسترس است. این ویژگی باعث می‌شود که بتوانید هر زمان که نیاز داشتید، روند کارها را بررسی کنید.
ERP چه کاری برای شما انجام می‌دهد؟
یک ERP مناسب می‌تواند:
- همه فرآیندهای کسب‌وکار شما را در یک سیستم مدیریت کند.
- داده‌ها و سوابق شما را به‌صورت گرافیکی و قابل فهم نمایش دهد.
- مدیریت مشتریان، تأمین‌کنندگان و کارمندان را ساده‌تر کند.
- اطلاعات را به‌صورت خودکار و دقیق وارد کند و تحلیل‌های مفیدی ارائه دهد.
ERP ستون فقرات کسب‌وکار شماست
وقتی تمام فرآیندهای کسب‌وکار شما در یک سیستم جمع می‌شود، ERP به ستون اصلی مدیریت سازمان شما تبدیل می‌شود. همه اطلاعات در یک مکان متمرکز هستند و همه اعضای تیم از یک صفحه مشترک کار می‌کنند. مهم نیست کسب‌وکار شما چقدر رشد کند؛ این سیستم باعث می‌شود کارها به‌صورت منظم و کارآمد پیش بروند.
مزایای استفاده از ERP:
- تمرکز روی نوآوری و سودآوری
- افزایش چشمگیر بهره‌وری کارکنان
- حذف کارهای تکراری و زمان‌بر
ERP یک سرمایه‌گذاری برای آینده
استفاده از ERP تنها یک ابزار نیست؛ بلکه نوعی سرمایه‌گذاری برای رشد کسب‌وکار شماست. استیون کاوی، نویسنده و کارآفرین معروف می‌گوید:
“رمز موفقیت در صرف زمان نیست، بلکه در سرمایه‌گذاری آن است.”
با استفاده از ERP، زمان کمتری را برای کارهای خسته‌کننده و تکراری صرف خواهید کرد. کارهایی مانند ورود دستی اطلاعات، تکرار داده‌ها و مشکلات ناشی از عدم هماهنگی تیم به‌طور کامل حذف می‌شوند. وقتی وقت خود را صرف به‌روزرسانی صفحات یا پیگیری خطاها نمی‌کنید، می‌توانید این زمان را برای رشد و توسعه کسب‌وکار خود صرف کنید.
نتیجه‌گیری
ERP نه‌تنها یک ابزار مدیریتی است، بلکه قلب تپنده یک کسب‌وکار مدرن به شمار می‌آید. این سیستم، با جمع‌آوری و یکپارچه سازی تمام فرآیندها و داده‌های شما، امکان مدیریت ساده‌تر و کارآمدتر را فراهم می‌کند. با انتخاب و پیاده‌سازی یک ERP مناسب، می‌توانید از وقت و منابع خود به بهترین شکل استفاده کنید و کسب‌وکار خود را برای رشد و موفقیت آماده کنید.
نکات پر اهمیت این است که بدانیم از سیستم ERP برای سازمان خود چه استفاده ای بکنیم؛ چه نیاز ها و اولویت هایی داریم و یک ERP خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ مقاله فصل بعد را حتماٌ بخوانید…
