این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل درباره لزوم درک سیستم فعلی سازمان و بررسی و تحلیل آن مطالبی بیان شد. در ادامه نیز نکاتی پیرامون روند پیاده سازی و پیکربندی سیستم ERP در سازمان خواهیم خواند.
شرکت پس از ارزیابی نیازها و تحلیل فاصله، حالا آماده شروع پیکربندی سیستم ERP است. آقای علیزاده، به همراه تیم خود شامل آقایان باقرزاده و ابراهیمی، جلسهای برگزار میکند تا مراحل بعدی را بررسی کنند. او توضیح میدهد که پیکربندی یعنی شخصیسازی سیستم با توجه به برند و اطلاعات جمعآوریشده تا زمانی که به طور کامل آماده استفاده شود. پس از این کار، میتوان سیستم قدیمی را کنار گذاشت.
این مرحله نتیجه تمام تلاشهای قبلی است:
با گذر از این مراحل، حالا شرکت آماده است تا به سراغ پیکربندی برود. اما علیزاده تاکید میکند که این کار باید سیستماتیک و هدفمند باشد.
اولین گام در پیکربندی، تنظیم هویت بصری و اطلاعات شناسایی شرکت است. این شامل لوگو، نام شرکت و دیگر المانهای برند میشود. این بخش باعث میشود تمامی اسناد تولید یا ارسالشده، از جمله فاکتورها و ایمیلها، هویت برند شرکت را منعکس کنند.
همه کارکنان به یک سطح از اطلاعات دسترسی ندارند. تعیین دسترسیها بر اساس نقش هر فرد، از سوءاستفادههای احتمالی و مدیریت نادرست دادهها جلوگیری میکند. به عنوان مثال، آقای قریشیان که مسئول تولید است، نیازی به مشاهده اسناد مالی ندارد؛ اما خانم کیانی از حسابداری به دادههای بخشهای مختلف برای مدیریت هزینهها نیاز دارد. تنظیم دقیق این مجوزها اگرچه زمانبر است، اما در بلندمدت بهرهوری را افزایش میدهد.
قوانین مالیاتی و استانداردهای قانونی میتوانند براساس صنعت و منطقه متفاوت باشند. سیستم ERP به شما کمک میکند تا این قوانین را بهطور خودکار اعمال کنید و خطاهای محاسباتی را کاهش دهید.
انتقال دادههای موجود به سیستم جدید یک گام حساس است. همه اطلاعات فعلی باید به شکل منظم و دقیق وارد ERP شوند. استفاده از ابزارهای مهاجرت داده در بیشتر سیستمها این فرایند را آسانتر میکند.
نمودار حسابها ساختاری است که تمام حسابهای مالی شرکت را سازماندهی میکند. این بخش به تیم مالی کمک میکند تا وضعیت مالی شرکت، سود و زیان، بدهیها و هزینهها را بهخوبی مدیریت کند. شروع پیکربندی با این مرحله به تنظیم دقیقتر دیگر بخشها کمک خواهد کرد.
این مرحله شامل جمعآوری و وارد کردن اطلاعات حیاتی شرکت از هر بخش میشود. موجودی اولیه، اطلاعات مشتریان، و جزئیات تامینکنندگان از جمله این دادهها هستند که باید بهروزرسانی و ثبت شوند. پس از اطمینان از صحت اطلاعات، علیزاده اجازه میدهد دادههای اصلی وارد سیستم ERP شوند.
با پایان پیکربندی و استفاده اولیه از سیستم جدید، تیم به تدریج سیستم قدیمی را کنار میگذارد. گاهی مشکلاتی پیش میآید، اما ارتباط مستمر با تیم اجرایی کمک میکند تا این چالشها بهسرعت رفع شوند.
اجرای ERP تنها یک ابزار برای بهبود کسبوکار است؛ اما مدیریت موثر آن به تیم شما بستگی دارد. حالا شما آمادهاید تا در فصل بعدی با نحوه استفاده از ماژولهای مختلف و رویارویی با چالشهای جدید بیشتر آشنا شوید.
در فصل بعد به نکاتی درباره مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خواهیم پرداخت و متوجه خواهید شد که ERP چگونه میتواند در اجرای این کار به کسب و کار ها کمک کند.
گروه نرمافزاری چارچوب | ارائهدهنده راهکارهای یکپارچه ERP برای سازمانها و کسبوکارها. با تمرکز بر یکپارچهسازی ارکان سازمان، بهینهسازی فرآیندها و افزایش بهرهوری، در مسیر رشد و توسعه پایدار همراه شما هستیم.
