این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل درباره لزوم درک سیستم فعلی سازمان و بررسی و تحلیل آن مطالبی بیان شد. در ادامه نیز نکاتی پیرامون روند پیاده سازی و پیکربندی سیستم ERP در سازمان خواهیم خواند.
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
شرکت پس از ارزیابی نیازها و تحلیل فاصله، حالا آماده شروع پیکربندی سیستم ERP است. آقای علیزاده، به همراه تیم خود شامل آقایان باقرزاده و ابراهیمی، جلسه‌ای برگزار می‌کند تا مراحل بعدی را بررسی کنند. او توضیح می‌دهد که پیکربندی یعنی شخصی‌سازی سیستم با توجه به برند و اطلاعات جمع‌آوری‌شده تا زمانی که به طور کامل آماده استفاده شود. پس از این کار، می‌توان سیستم قدیمی را کنار گذاشت.
مراحل اصلی در روند پیاده‌سازی ERP
این مرحله نتیجه تمام تلاش‌های قبلی است:
- تعریف اهداف پیاده‌سازی ERP
- ارزیابی سیستم‌های مختلف
- انجام تست‌ها و آزمایش‌ها
- اجرای رویکردهای چابک (Agile)
- شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) متناسب با اهداف کسب‌وکار
- انتخاب تیم اجرایی و قهرمان پروژه
- تحلیل فاصله برای شناسایی نیازهای بهبود
با گذر از این مراحل، حالا شرکت آماده است تا به سراغ پیکربندی برود. اما علیزاده تاکید می‌کند که این کار باید سیستماتیک و هدفمند باشد.
۱. برندینگ
اولین گام در پیکربندی، تنظیم هویت بصری و اطلاعات شناسایی شرکت است. این شامل لوگو، نام شرکت و دیگر المان‌های برند می‌شود. این بخش باعث می‌شود تمامی اسناد تولید یا ارسال‌شده، از جمله فاکتورها و ایمیل‌ها، هویت برند شرکت را منعکس کنند.
۲. تعریف نقش‌ها و مجوزهای کاربران
همه کارکنان به یک سطح از اطلاعات دسترسی ندارند. تعیین دسترسی‌ها بر اساس نقش هر فرد، از سوءاستفاده‌های احتمالی و مدیریت نادرست داده‌ها جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، آقای قریشیان که مسئول تولید است، نیازی به مشاهده اسناد مالی ندارد؛ اما خانم کیانی از حسابداری به داده‌های بخش‌های مختلف برای مدیریت هزینه‌ها نیاز دارد. تنظیم دقیق این مجوزها اگرچه زمان‌بر است، اما در بلندمدت بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
۳. تطبیق با قوانین مالیاتی و مقررات
قوانین مالیاتی و استانداردهای قانونی می‌توانند براساس صنعت و منطقه متفاوت باشند. سیستم ERP به شما کمک می‌کند تا این قوانین را به‌طور خودکار اعمال کنید و خطاهای محاسباتی را کاهش دهید.
۴. انتقال داده‌ها
انتقال داده‌های موجود به سیستم جدید یک گام حساس است. همه اطلاعات فعلی باید به شکل منظم و دقیق وارد ERP شوند. استفاده از ابزارهای مهاجرت داده در بیشتر سیستم‌ها این فرایند را آسان‌تر می‌کند.
۵. ایجاد نمودار حساب‌ها
نمودار حساب‌ها ساختاری است که تمام حساب‌های مالی شرکت را سازمان‌دهی می‌کند. این بخش به تیم مالی کمک می‌کند تا وضعیت مالی شرکت، سود و زیان، بدهی‌ها و هزینه‌ها را به‌خوبی مدیریت کند. شروع پیکربندی با این مرحله به تنظیم دقیق‌تر دیگر بخش‌ها کمک خواهد کرد.
۶. وارد کردن داده‌های اصلی
این مرحله شامل جمع‌آوری و وارد کردن اطلاعات حیاتی شرکت از هر بخش می‌شود. موجودی اولیه، اطلاعات مشتریان، و جزئیات تامین‌کنندگان از جمله این داده‌ها هستند که باید به‌روزرسانی و ثبت شوند. پس از اطمینان از صحت اطلاعات، علیزاده اجازه می‌دهد داده‌های اصلی وارد سیستم ERP شوند.
۷. آغاز یک تجربه نو
با پایان پیکربندی و استفاده اولیه از سیستم جدید، تیم به تدریج سیستم قدیمی را کنار می‌گذارد. گاهی مشکلاتی پیش می‌آید، اما ارتباط مستمر با تیم اجرایی کمک می‌کند تا این چالش‌ها به‌سرعت رفع شوند.
اجرای ERP تنها یک ابزار برای بهبود کسب‌وکار است؛ اما مدیریت موثر آن به تیم شما بستگی دارد. حالا شما آماده‌اید تا در فصل بعدی با نحوه استفاده از ماژول‌های مختلف و رویارویی با چالش‌های جدید بیشتر آشنا شوید.
در فصل بعد به نکاتی درباره مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خواهیم پرداخت و متوجه خواهید شد که ERP چگونه می‌تواند در اجرای این کار به کسب و کار ها کمک کند.
