این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می‌شود. در فصل قبل مراحل اجرای یک برنامه ی پیاده سازی را بیان کردیم. اما در ادامه به موضوعی بسیار مهم خواهیم پرداخت. بررسی و تحلیل ابعاد سیستم فعلی سازمان، یک موضوع حياتی است که لازمه ی هر کسب و کار است.
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
درک سیستم موجود
مدیران شرکت دوباره دور هم جمع شده‌اند. حالا که اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را مشخص کرده‌اند، علیزاده باید نیازهای کسب‌وکار را بررسی کند. برای این کار، اولین قدم او شناخت دقیق سیستم فعلی است. او با مطرح کردن چند سؤال کلیدی از تیم، تلاش می‌کند درک بهتری از فرآیندها پیدا کند. این پرسش‌ها ساده به نظر می‌رسند اما به او کمک می‌کنند تا بفهمد هر بخش چه نیازی دارد و چطور می‌توان این نیازها را با استفاده از ماژول‌های ERP برآورده کرد.
برای اجرای موفق یک سیستم ERP، ضروری است که شناخت کاملی از سیستم فعلی داشته باشید، حتی اگر مدیریت آن ناکارآمد باشد. باید بدانید نه‌تنها چگونه کارها انجام می‌شوند، بلکه چرا به این شکل پیش می‌روند. با پاسخ به این پرسش‌ها، ابزارهای لازم برای طراحی سیستمی روان و کارآمد را خواهید داشت.
اهداف بخش‌های مختلف چیست؟
حسینیان، مدیر تدارکات و انبارداری، توضیح می‌دهد که وظیفه این بخش خرید مواد اولیه و مدیریت موجودی کالاها است. کارشناس حسابداری درباره مدیریت امور مالی، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، حقوق و دستمزد و هزینه‌های موجودی صحبت می‌کند. اکبری، مدیر تضمین کیفیت، به رعایت استانداردهای تولید اشاره دارد و قریشیان درباره فرآیندهای تولید از تبدیل مواد خام تا بسته‌بندی نهایی توضیح می‌دهد.
فرآیندها و تعاملات بین بخش‌ها
قریشیان فرآیند تولید را به تفصیل شرح می‌دهد: ابتدا مواد اولیه خریداری می‌شوند. سپس نخ‌ها به پارچه تبدیل شده، سفید و رنگ می‌شوند. بعد از بسته‌بندی و شستشو، پارچه برش خورده، برچسب‌گذاری می‌شود و دوخت آغاز می‌شود. در نهایت، ارزیابی تضمین کیفیت انجام می‌شود و محصول نهایی به انبار منتقل می‌شود.
علیزاده با پرسش درباره ابزارهای مورد استفاده و نحوه ارتباط بین بخش‌ها، یادداشت‌هایی از مشکلات موجود تهیه می‌کند. او می‌فهمد که ارتباطات عمدتاً از طریق ایمیل و صفحات گسترده انجام می‌شود. این شناخت به او کمک می‌کند تا در مراحل بعدی پیاده‌سازی ERP، فرآیندهای بهتری را طراحی کند.
تحلیل شکاف
ابراهیمی، باقرزاده و علیزاده در حال بررسی نسخه ابتدایی ERP هستند. باقرزاده متوجه می‌شود که برخی مراحل تولید نادیده گرفته شده است. علیزاده توضیح می‌دهد که زمان انجام «تحلیل شکاف» فرا رسیده است.
تحلیل شکاف به شناسایی تفاوت‌های بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب می‌پردازد. این تفاوت‌ها می‌توانند به‌صورت کمی یا کیفی باشند. عوامل ایجادکننده شکاف چیست؟ چه راه‌حل‌هایی می‌توان برای پر کردن این فاصله‌ها ارائه کرد؟ این پرسش‌ها اساس تحلیل شکاف هستند.
روش‌های انجام تحلیل شکاف
سرپرستان بخش‌ها همراه با تیم پیاده‌سازی، نقاط ضعف و بهبود را شناسایی می‌کنند. تحلیل شکاف به برنامه‌ریزی بهتر کمک می‌کند و از هدر رفتن زمان و منابع در آینده جلوگیری می‌کند. انتخاب روش مناسب برای تحلیل به ویژگی‌های تیم و پروژه بستگی دارد. مهم این است که قبل از شروع پیکربندی، تصویر روشنی از مسیر پیش رو داشته باشید تا پیاده‌سازی ERP به بهترین شکل انجام شود.
در فصل بعد روند پیاده سازی ERP در سیستم سازمان را بررسی و ابعاد و مراحل آن را توضیح خواهیم داد.
