این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل خواندیم که این شرکت برای رفع موانع پیش روی خود، به یک راه حل کارآمد بنام ERP رسید. برخی از مزایا و ویژگی های آن را نیز مطالعه کردیم. در ادامه نیز نکاتی درباره ی استفاده از ERP در کسب و کار ها می‌خوانید…
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
ابراهیمی و باقرزاده پس از دانستن اینکه چرا یک ERP می‌تواند به کسب و کارشان کمک کند، تصمیم می‌گیرند که وارد عمل شوند. آنها همچنین می‌دانند که پیاده‌سازی یک ERP، با توجه به دامنه وسیع آن یک فرآیند دقیق است. این موضوع کمی ترسناک و گیج‌کننده است. از کجا باید شروع کنند؟ ما شاهد پیاده‌سازی های ناموفق زیادی از ERP بوده‌ایم. چندین عامل حیاتی برای یک پیاده‌سازی موفق وجود دارد. هر کسب و کاری باید قبل از تصمیم‌گیری درباره پیاده سازی، به موضوعات مهمی فکر کند.
قبل از تهیه یک ERP از خود بپرسید…
آیا وقت کافی برای آن دارید؟
بدون اغراق، به یاد داشته باشید که ERP یک تغییر بنیادی در سطح سازمان است. این موضوع بسیار بزرگ است! پیاده‌سازی ERP یک فرآیند گسترده است. این کار زمان، تلاش و منابع انسانی اختصاصی را می‌طلبد تا تمام عملیات کسب و کار شما بر روی یک ERP راه‌اندازی شود (در مورد این موضوع در فصل بعدی، « فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها » بیشتر صحبت خواهیم کرد). این به شما و تیم‌تان بستگی دارد که ارزیابی کنید آیا اکنون زمان مناسبی برای فرآیند پیاده‌سازی است یا خیر. اگر پاسخ مثبت است، شناسایی یک (قهرمان پروژه) مهم است. قهرمان پروژه کسی است که سازمان را در مراحل پیاده‌سازی ERP هدایت می‌کند.
چقدر به ERP نیاز دارید؟
فوریت هم می‌تواند کاتالیزوری برای پروژه باشد و هم مانع آن. این به سازمان بستگی دارد که مطمئن شود پیاده سازی ERP چه اندازه اولویت دارد. پس از خود بپرسید، این پروژه چقدر فوری است؟ کسب و کار شما در حال حاضر در مدیریت چه چیزی مشکل دارد؟
چه چیزی را با آن می‌خواهید به دست آورید؟
تیم بافت ایران یک جلسه عمومی برگزار و دلایل کلیدی مشکلاتشان را در یک فهرست ارائه کرد. آنها عبارتند از:
عدم تأمین ملزومات
مشکلات کیفیت
تحویل دیرهنگام محصول
کاهش سریع جریان نقدی و سود
بر اساس این اطلاعات، آنها اهدافشان را برنامه‌ریزی کردند:
سازماندهی و مدیریت خریدها
دسته‌بندی و پیگیری موجودی انبار
ایجاد یک فرآیند مدیریت تضمین کیفیت
بهینه‌سازی تولید برای تحویل سریع‌تر محصولات
تمرکز بر افزایش درآمد و سود
با این اهداف در ذهن، بافت ایران اکنون باید نرم‌افزار مناسب را برای سازمان خود را پیدا کند. تنظیم اهداف ملموس برای پیاده‌سازی، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های اولیه است. برای شروع، باید در مورد اینکه دقیقاً چه چیزی از یک ERP می‌خواهید، تأمل کنید. اولویت‌بندی مشکلاتی که باید ابتدا حل شوند، مهم است. از این موضوع برای استخراج اینکه کدام بخش‌های کسب و کار شما باید ابتدا در ERP پیاده‌سازی شوند، استفاده کنید. در طول این فرآیند، به یاد داشته باشید که یک محصول نهایی از ابتدا خوب نیست. بلکه به مرور زمان ساخته می‌شود. باب راس نقاشی‌هایش را با افزودن درختان، کوه‌ها و پرندگان شروع نمی‌کند. برای او نگرش مثبت اولویت دارد، سپس پس‌زمینه و بعد از آن رنگ‌بندی. کار نهایی در جزئیات نهفته است.
ارزیابی ماژول ها
نرم‌افزار ERP معمولاً ماژولار است. این به این معناست که هر فرآیند یک کسب و کار به بخش‌های جداگانه تقسیم و تفکیک می‌شود. هر یک از این ماژول‌ها دارای جریان کاری خاص خود است که به شما این امکان را می‌دهد که آن فرآیند را به‌طور مؤثر انجام دهید. حسابداری، مدیریت فروش، خرید، تولید، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت منابع انسانی (HRM) و غیره همه فرآیندهای مختلفی هستند که تحت ماژول های جداگانه عمل می‌کنند. به عنوان مثال، مدیریت فروش شامل کل فرآیند عملیات فروش است. بنابراین، یک ماژول ERP برای مدیریت فروش به کاربر این امکان را می‌دهد که یک جریان کاری خاص را دنبال کند تا فرآیند فروش کسب و کار خود را بهینه کند. ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
پیشنهاد قیمت -> سفارش فروش -> یادداشت تحویل -> فاکتور فروش -> رسید تحویل -> ثبت پرداخت
بافت ایران بر اساس اهدافشان از پیاده‌سازی ERP، ماژول هایی را که نیاز دارند، تعیین کرده‌اند.
سازماندهی و مدیریت خریدهایشان – مدیریت خرید
دسته‌بندی و پیگیری موجودی انبار – مدیریت موجودی
ایجاد یک فرآیند مدیریت تضمین کیفیت – مدیریت کیفیت
بهینه‌سازی تولید برای تحویل‌های سریع‌تر – مدیریت تولید
تمرکز بر افزایش درآمد و سود – حسابداری
در این مرحله، ابراهیمی و باقرزاده تصویر بسیار واضح‌تری از چیزی که به دنبال آن هستند، دارند. مرحله بعدی یک چالش جدید است. انتخاب یک نرم‌افزار ERP که قرار است به ستون فقرات کسب و کارشان تبدیل شود. ماژول هایی که شما انتخاب می‌کنید، بزرگ‌ترین عامل تعیین‌کننده نرم‌افزار ERP است که باید با آن کار کنید. همه کسب و کار ها به تمام ماژول های ERP نیاز ندارند و همه نرم‌افزارهای ERP ماژول های مورد نیاز یک کسب و کار را ارائه نمی‌دهند. نیازهای کسب و کار ها متنوع است و شاید آن ها را مجبور کند که نرم افزار های مختلف را بکار بگیرند.
بررسی هزینه
با انجام تحقیقات مقدماتی، آنها تحقیق درباره نرم‌افزار های ERP مختلف را آغاز کردند. پس از مشخص کردن ماژول‌هایی که نیاز دارند، ابراهیمی و باقرزاده شروع به ارزیابی هزینه های پیاده‌سازی برای ۳۰ کاربر خود می‌کنند. ERP یک ابزار حیاتی برای کسب و کار است و باید به راحتی برای همه قابل دسترسی باشد. گزینه‌های زیادی برای انتخاب وجود دارد اما بیشتر نرم‌افزارهای مبتنی بر فضای ابری گران هستند! بیشتر تأمین‌کنندگان نرم‌افزار ERP سیستم قیمت‌گذاری مبتنی بر کاربر و ماژول دارند. همراه با این هزینه‌ها، کسب و کار ها معمولاً به شرکای خود روی می‌آورند که به عنوان مشاوران و پیاده‌سازان نرم‌افزار ERP انتخابی خود عمل می‌کنند.
ارزیابی ERP انتخابی شما
جی. آر. ریم (نویسنده) می‌گوید: «مسئله، انتخاب درست نیست. مسئله، انتخاب کردن و درست انجام دادن آن است.» پس از بررسی‌های زیاد و بودجه‌بندی، گزینه های بافت ایران به چند نرم‌افزار ERP محدود شده است. اکنون، زمان انتخاب یک نرم‌افزار است که آزمایشات خود را با آن آغاز کنند. کدام ERP را در نهایت انتخاب خواهند کرد؟ انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب یک فرآیند دقیق است چون قرار است بنیاد اساسی سازمان باشد. این کار مانند سرمایه‌گذاری بلندمدت است! مثل خرید یک خانه یا انتخاب مدرسه مناسب برای فرزند خود. ارزیابی و انتخاب یک ERP نیز، باید بسیار دقیق باشد.
اهدافی که مد نظر دارید را دوباره مرور کنید. آیا نرم‌افزار ERP در تحقق همه آنها به شما کمک می‌کند یا مجبور خواهید شد نرم افزار دیگری تهیه کنید؟ آیا می‌تواند برنامه های پیش‌بینی شده ی شما را در خود جا دهد یا با رشد سازمان شما، نیازهای ERP نیز افزایش می‌یابد؟ شما نمی‌توانید همه چیز را پیش‌بینی کنید اما ارزیابی کنید که آیا ERP قادر است برنامه‌های آینده شما را اجرا و در خود جای دهد؟ به عنوان مثال، مدیران بافت ایران می‌دانند که به دلیل رشد شرکتشان، به یک سیستم خوب برای دپارتمان منابع انسانی خود نیاز خواهند داشت. بنابراین، آنها اطمینان حاصل می‌کنند که ERP انتخابی آنها ماژول مدیریت منابع انسانی خوبی دارد که قابل پیاده سازی در سازمان آنها را دارد.
آیا سرمایه‌گذاری مالی برای کسب و کار شما ارزش دارد؟
بودجه پیاده‌سازی و نگهداری ERP خود را ترسیم کنید. ارزیابی کنید که چقدر برای آن هزینه می‌کنید و چقدر باید در آینده هزینه کنید (رشد تعداد کاربران، ماژول‌های اضافی و پشتیبانی را در نظر بگیرید). آیا از سرمایه‌گذاری آن پول راضی هستید؟ آیا سفارشی‌سازی لازم است؟ این موضوع به ویژه اگر در یک صنعت خاص کار می‌کنید، مهم است. آیا نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که همه چیز را به روش پیش فرض انجام دهید، یا نیاز به سفارشی‌سازی دارد؟
آیا ERP به شرایط جغرافیایی توجه دارد؟ بسته به جایی که زندگی می‌کنید، قوانین مختلفی برای مالیات‌ها، پرداخت‌ها، فرآیندها و غیره وجود دارد. آیا نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که با وجود این شرایط کار کنید؟ تجربه کاربری تاثیر بسیار زیادی بر پیشرفت کار می‌گذارد؟ هدف یک ERP صرفه‌جویی در زمان است؛ نه هدر دادن آن. شاید به نظر بی‌اهمیت بیاید، اما حتی تعداد کلیک‌هایی که برای انجام یک کار لازم است، در درازمدت اهمیت دارد! عملیات ERP پیچیده هستند یا کارآمد؟ آيا ERP به شما کمک می‌کند کارها را سریع‌تر انجام دهید؟
آیا از همه خدمات ضروری ای که استفاده می‌کنید، پشتیبانی می‌کند؟ اگر نه، آیا امکان سفارشی سازی دارد؟ شناسایی کنید که چه خدماتی برای عملکرد کسب و کار شما ضروری است و آیا می‌تواند با ERP شما تعامل داشته باشد. به این ترتیب، شما در فرآیند کار، شلوغی و تکرار را کاهش می‌دهید. چون بافت ایران روی سایت فروشگاهی خود (که با وردپرس و افزونه ووکامرس ساخته شده) فروش انجام می دهد، وجود قابلیت یکپارچه سازی موجودی انبار و لیست قیمت ها در ERP و سایت خود، برایش مهم است.
انجام آزمایشات دقیق
پس از ارزیابی هزینه‌ها و بررسی تأمین‌کنندگان مختلف نرم‌افزار ERP، ابراهیمی و باقرزاده می‌دانند به کدام جهت تمایل دارند. اما تنها راه واقعی برای دانستن اینکه یک چیز چگونه کار می‌کند، استفاده از آن است. این کمی چالش‌برانگیز خواهد بود، ابراهیمی به تیم‌های مختلف خود توضیح می‌دهد که باید این آزمایش دقیق و ضروری انجام بگیرد. برای یک ماه آینده، آنها باید تمام فرآیندهای خود را به‌طور موازی با نرم‌افزار ERP مستند کنند. هر تراکنش؛ چه سفارش فروش، چه سفارش خرید، باید در سیستم وارد شود. قبل از اینکه مدیریت عملیات خود را در نرم‌افزار ERP آغاز کنید، ابتدا باید با سیستم و جزئیات آن آشنا شوید.
در حین انجام آزمایش برای نرم‌افزار ERP، ما چند نکته را توصیه می‌کنیم:
ـ از آن به‌طور هم‌زمان با سیستم موجود خود استفاده کنید، اما هر فرآیند را در ERP تکرار کنید.
–در پیروی از فرآیندها دقیق باشید، زیرا این تنها راه پیدا کردن نقص های سیستم است.
ـ راهنمای پشتیبانی را بخوانید. شاید خسته‌کننده باشد، اما درک ماهیت ERP که قصد دارید پیاده‌سازی کنید، بسیار مفید است.
ـ تمام تیم خود را درگیر کنید؛ هر کسی که از سیستم ERP استفاده خواهد کرد.
ـ از داده‌های واقعی درون سیستم استفاده کنید. این گزارش ها باید نمایانگر تراکنش‌های روزمره کسب و کار شما باشند.
یادداشت برداری کنید
آیا فرآیندی وجود دارد که به روشی خاص اجرا شود و نتوانید در سیستم ERP خود انجام دهید؟
با پیاده‌ساز ERP خود به‌طور مداوم ارتباط برقرار کنید. درباره یادداشت‌های خود، مشکلات یا هر چیزی که ضروری می‌دانید، با او صحبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا آزمایش بهتری داشته باشید. سعی نکنید مرحله آزمایشی را سریع انجام دهید! این زمان برای آشنا شدن و اطمینان از کارکرد سیستم بسیار مهم است. هیچ سیستمی از ابتدا کامل نخواهد بود. و دقیقاً به همین دلیل است که مرحله آزمایشی مهم است تا نواقص و ایرادات برطرف شوند.
در فصل بعد با فرآیند استقرار ERP و چالش های احتمالی آن آشنا می‌شویم. همچنین روش های مختلف پیاده سازی را نیز بررسی خواهیم کرد.
