این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل با فرآیند پیاده سازی سیستم ERP در سازمان آشنا شدیم؛ در ادامه نیز به نکاتی درباره مراحل یک برنامه پباده سازی صحیح و چابک می‌پردازیم…
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
در جلسات طولانی و خسته‌کننده‌ای که در دفتر شرکت برگزار می‌شود، ابراهیمی بحثی درباره انتخاب یک مدیر پروژه (PC) برای اجرای سیستم ERP را هدایت می‌کند. او دو گزینه را مطرح می‌کند: استخدام یک مدیر پروژه خارجی یا استفاده از یکی از اعضای تیم داخلی. ابراهیمی بر این باور است که بهتر است فردی خارج از شرکت استخدام شود، چرا که تجربه و تخصص لازم برای مدیریت چالش‌های پیچیده پیاده‌سازی ERP را دارد. در مقابل، باقرزاده معتقد است که انتخاب فردی از داخل شرکت که با فرآیندهای داخلی آشنا باشد، گزینه بهتری است.
چرا انتخاب مدیر پروژه مناسب اهمیت دارد؟
قریشیان از بخش تولید به این نکته اشاره می‌کند که هر دو رویکرد مزایا و معایب خود را دارند. اما نکته کلیدی این است که مدیر پروژه باید انگیزه و درک روشنی از نقش خود داشته باشد. اگر این نقش به‌درستی تعریف نشود، پیاده‌سازی با خطرات جدی مواجه خواهد شد و ممکن است شکست بخورد. ابراهیمی اضافه می‌کند که برای موفقیت، مدیر پروژه باید بتواند با تیم‌های مختلف شرکت ارتباط برقرار کند و نیازهای پروژه را به خوبی مدیریت کند.
پس از بحث و بررسی، شرکت تصمیم می‌گیرد علیزاده، یک مدیر پروژه باتجربه و کارشناس ERP، را استخدام کند. علیزاده بر اهمیت اجرای سریع پروژه تأکید می‌کند، اما ابراهیمی نگران نیاز به سفارشی‌سازی‌های اولیه است. علیزاده به اعضای تیم توضیح می‌دهد که رویکرد چابک، با انجام پیاده‌سازی‌های مرحله‌ای، بهترین روش برای این پروژه خواهد بود.
چالش‌های پیاده‌سازی ERP
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی ERP مقاومت کاربران در برابر تغییرات است. این سیستم جدید آنها را از عادت‌های قبلی خود خارج می‌کند و مجبورشان می‌کند روش‌های جدیدی را بیاموزند. مدیر پروژه نقش حیاتی در انگیزش کارکنان و تشویق آنها برای پذیرش تغییرات ایفا می‌کند. همچنین او به‌عنوان نقطه تماس اصلی بین شرکت و ارائه‌دهنده ERP عمل می‌کند و از وضوح و شفافیت در ارتباطات اطمینان می‌دهد.
تشکیل تیم پیاده‌سازی
علیزاده برای موفقیت پروژه تیمی از نمایندگان بخش‌های مختلف شرکت تشکیل می‌دهد. برای هر ماژول ERP، فردی مسئولیت پیاده‌سازی را به عهده می‌گیرد. مثلاً کیانی از بخش حسابداری و اکبری از کنترل کیفیت به تیم می‌پیوندند تا نیازهای بخش‌های خود را به‌خوبی پوشش دهند. این اعضا به‌عنوان افراد مسئول مستقیم (DRI) وظیفه دارند داده‌های اصلی را تأمین کرده، آزمایش‌های پذیرش را انجام دهند و ماژول‌های مربوطه را نهایی کنند.
ایجاد ماتریس پاسخگویی
برای جلوگیری از تأخیر در کارها، یک ماتریس پاسخگویی تعیین می‌شود که مشخص می‌کند چه کسی مسئول چه وظیفه‌ای است. اگر فردی مسئولیت خود را انجام ندهد، DRI مربوطه وارد عمل می‌شود تا کارها به جلو پیش بروند. این ساختار ارتباطی شفاف، زمان و انرژی را ذخیره می‌کند و مانع از پیچیدگی‌های غیرضروری می‌شود.
بازبینی اهداف و تعیین KPIها
تعیین اهداف مشخص برای پیاده‌سازی ERP بسیار مهم است، اما بدون شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) نمی‌توان میزان موفقیت را سنجید. علیزاده توضیح می‌دهد که KPIها به ارزیابی پیشرفت و شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کنند. به‌عنوان مثال:
- زمان چرخه: معیاری برای اندازه‌گیری سرعت تولید و تحویل سفارش‌ها.
- دقت پیش‌بینی تقاضا: بهبود توانایی شرکت در پیش‌بینی نیازهای بازار.
- پایبندی به برنامه تولید: سنجش مدیریت بهتر منابع.
- رضایت مشتری: بررسی تأثیر ERP بر کیفیت خدمات و زمان‌بندی تحویل.
- مزایای نیروی کار: ارزیابی تأثیر سیستم بر بهره‌وری کارکنان.
اجرای موفق سیستم ERP تنها با داشتن یک دیدگاه روشن و اهداف بزرگ امکان‌پذیر نیست. مدیر پروژه حرفه‌ای و تیمی هماهنگ، همراه با شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف‌شده، از عوامل حیاتی برای رسیدن به موفقیت نهایی هستند. در فصل بعد به نکاتی خواهیم پرداخت که برای پیاده سازی ERP بسیار ضروری هستند. نکاتی درباره جزئیات سیستم فعلی سازمانی که دارید و تحلیل وضعیت فعلی کسب و کارتان.
