این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل ماژول فروش ERP را بررسی کردیم. در ادامه نیز به سیستم خرید می‌پردازیم كه مورد نياز بسياری از سازمان هاست.
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
اگر در حوزه فروش کالاهای فیزیکی فعالیت دارید، خرید مواد اولیه باکیفیت یکی از مهم‌ترین اصول موفقیت شماست. از نخ‌های دوخت گرفته تا بسته‌بندی‌ها و برچسب‌ها، همه این اقلام از تامین‌کنندگان مختلف تهیه می‌شوند. اما با افزایش حجم تولید و تنوع کالاها، مدیریت سفارشات و پیگیری زمان خرید آن‌ها کار آسانی نیست. از طرفی، کار کردن با تامین‌کنندگان متعدد نیز ممکن است به تفاوت قیمت‌ها منجر شود که می‌تواند سودآوری کسب‌وکار را تحت تاثیر قرار دهد.
ERP چگونه به فرآیند خرید کمک می‌کند؟
برای اینکه خریدها را بهتر و هوشمندانه‌تر مدیریت کنید، استفاده از سیستم‌های ERP می‌تواند کار را ساده‌تر کند. آقای علیزاده از واحد خرید تصمیم می‌گیرد تا ماژول خرید این سیستم را فعال کند. این ماژول به تیم خرید کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی بهتر و پیگیری سفارش‌ها، مواد اولیه را به موقع و با قیمت مناسب تهیه کنند. به جای تماس با اولین تامین‌کننده و ثبت سفارش، سیستم ERP به شما امکان می‌دهد تا پیشنهادهای مختلف را مقایسه کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
هر خریدی که در شرکت انجام می‌دهید، از مواد اولیه تا تجهیزات اداری، مستقیماً بر موجودی کالا، دارایی‌ها و جریان نقدی شما تاثیر می‌گذارد. مدیریت بهتر خریدها نه‌تنها از هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند، بلکه بخش‌هایی مثل انبارداری و حسابداری را نیز کارآمدتر می‌کند. ERP با ایجاد یکپارچگی در داده‌ها به شما کمک می‌کند سریع‌تر تصمیم‌گیری کنید و جلوی هدررفت منابع را بگیرید.
اصطلاحات مهم در فرآیند خرید ERP
- مورد (Item): هر کالایی که شرکت شما خریداری می‌کند.
- درخواست خرید: اولین مرحله برای ثبت نیاز به خرید مواد یا کالا.
- تامین‌کننده: شرکتی که کالاها یا خدمات مورد نیاز شما را تامین می‌کند.
- درخواست نقل قول (RFQ): سندی که برای دریافت پیشنهاد قیمت از تامین‌کنندگان ارسال می‌شود.
- RFQ تامین‌کننده: پاسخ تامین‌کننده که قیمت و شرایط فروش را مشخص می‌کند.
- سفارش خرید: قرارداد رسمی خرید که پس از تایید نهایی ایجاد می‌شود.
جریان کار خرید در سیستم ERP
- ثبت تمام تامین‌کنندگان در سیستم
- ارسال درخواست خرید برای تایید
- ایجاد RFQ و ارسال به تامین‌کنندگان
- بررسی و انتخاب بهترین RFQ
- ثبت سفارش خرید به عنوان یک قرارداد الزام‌آور
مزایای استفاده از ERP در مدیریت خرید
- بهبود هماهنگی با واحد تولید: همیشه موجودی کافی برای تولید خواهید داشت.
- پیگیری آسان سفارش‌ها: هر مرحله از خرید به طور کامل در سیستم ثبت می‌شود.
- تصمیم‌گیری بهتر: واحد حسابداری می‌تواند جریان نقدی را به‌خوبی مدیریت کند.
- افزایش اعتماد تامین‌کنندگان: ارتباطات بهتر باعث کاهش اختلافات و افزایش همکاری می‌شود.
با این ابزارهای ERP، فرآیند خرید شما منظم‌تر و هوشمندانه‌تر می‌شود و از هدررفت منابع جلوگیری خواهد شد.
