این سلسله مقالات، روایت یک کسب و کار کوچک و نوپاست که با نام تجاری «بافت ایران» در صنعت پوشاک فعالیت خود را آغاز کرده و با گذر زمان، متوجه نیاز خود به یک سیستم ERP کارآمد می شود. در فصل قبل به چگونگی استفاده از ERP برای مدیریت ارتباط با مشتری پرداخته شد. در ادامه نیز سیستم فروش ERP که یکی از ماژول های پر کاربرد آن است را بررسی خواهیم کرد.
- فصل اول: اهمیت ثبات در کسب و کار
- فصل دوم: ERP چیست و چرا از آن استفاده کنیم؟
- فصل سوم: ارزیابی یک ERP
- فصل چهارم: فرآیند پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان ها
- فصل پنجم: ایجاد یک برنامه پیاده سازی چابک
- فصل ششم: درک سیستم فعلی
- فصل هفتم: پیکربندی سیستم ERP شما
- فصل هشتم: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فصل نهم: سیستم فروش ERP یا ماژول فروش
- فصل دهم: سیستم خرید ERP یا ماژول خرید
ERP چگونه به افزایش فروش کمک می‌کند؟
امروزه برای موفقیت در فروش محصولات، عواملی مانند نوآوری، ثبات و قیمت‌گذاری مناسب بسیار اهمیت دارند. اما چیزی که واقعاً فروش را متحول می‌کند، استفاده مؤثر از نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع سازمانی (ERP) است. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند که انرژی کارکنان را بر مسائل مهم‌تر متمرکز کرده و جزئیات فنی عملیات فروش را بهتر مدیریت کنید. در نهایت، بقای هر کسب‌وکاری به سودآوری وابسته است و ERP می‌تواند راه رسیدن به آن را هموارتر کند.
مدیریت ارتباط با مشتری و ERP
با استفاده از ERP، شرکت‌ها می‌توانند مسیرهای ساختاریافته‌ای برای مدیریت تعاملات خود با مشتریان ایجاد کنند. بخش‌هایی مثل جمع‌آوری سرنخ‌های فروش، پیگیری ایمیل‌ها و فرصت‌های تجاری در ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) قرار می‌گیرند، در حالی که فرآیندهایی مانند ارسال پیشنهادات قیمت، ثبت سفارش‌ها و تحویل کالاها توسط ماژول فروش مدیریت می‌شوند.
چرا ERP برای مدیریت فروش مهم است؟
هر کسب‌وکاری، چه محصول بفر‌وشد و چه خدمات ارائه دهد، برای بقا نیاز به فروش دارد. ممکن است فرآیند فروش شما با دیگران متفاوت باشد، اما هدف نهایی همیشه یکسان است: جذب مشتری و تشویق او به خرید. نرم‌افزارهای ERP با یکپارچه‌سازی فرآیندها، امکان پیروی از بهترین روش‌های فروش را فراهم کرده و ارتباطات با مشتریان را بهینه می‌کنند. همچنین این سیستم‌ها می‌توانند به صورت همزمان با ماژول‌هایی مانند حسابداری و انبارداری نیز هماهنگ باشند.
اجزای کلیدی ماژول فروش در ERP
۱. مشتری: مشتری همان فرد یا سازمانی است که کالا یا خدمات شما را خریداری می‌کند. در سیستم ERP، تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان در پایگاه داده ذخیره می‌شود و به‌راحتی قابل دسترسی است.
۲. پیشنهاد قیمت: این سند شامل قیمت‌ها و شرایط فروش پیشنهادی برای محصولات یا خدمات است که معمولاً برای مدت مشخصی معتبر است. پیشنهادات قیمت در سیستم ERP به‌عنوان پیش‌فاکتور یا تخمین نیز شناخته می‌شوند.
۳. سفارش فروش: پس از تأیید پیشنهاد قیمت توسط مشتری، سفارش فروش ایجاد می‌شود که بیانگر توافق نهایی برای انجام معامله است. هر گونه تغییر در قیمت یا شرایط باید قبل از ثبت سفارش لحاظ شود.
۴. سفارش کلی: این نوع سفارش برای تأمین محصولات در دوره‌های زمانی مختلف و با قیمت‌های توافق‌شده استفاده می‌شود.
۵. شرکای فروش: افراد یا شرکت‌هایی که به شما در جذب مشتریان کمک می‌کنند، شرکای فروش هستند. این شرکا می‌توانند به عنوان نمایندگان، توزیع‌کنندگان یا بازفر‌وشندگان عمل کنند و در سیستم ERP نرخ کمیسیون آن‌ها به صورت خودکار محاسبه می‌شود.
۶. گزارش‌های فروش: با استفاده از گزارش‌های تحلیلی در ERP می‌توانید عملکرد فروش خود را ارزیابی کرده و داده‌ها را بر اساس دوره‌های زمانی یا گروه‌بندی‌های مختلف بررسی کنید.
بهینه‌سازی جریان کار فروش با ERP
پس از پیاده‌سازی و تنظیم ERP، جریان کاری فروش می‌تواند به شکل زیر مدیریت شود:
- تمام اطلاعات مشتریان در سیستم ثبت می‌شود و جزئیاتی مانند اطلاعات مالیاتی و منطقه‌بندی به‌طور خودکار به فر‌وشندگان نمایش داده می‌شود.
- فهرست شرکای فروش و نرخ کمیسیون آن‌ها از قبل در سیستم تعریف می‌شود تا نیاز به ورود دستی اطلاعات کاهش یابد.
- پس از تبدیل فرصت فروش به نتیجه، پیشنهاد قیمت به مشتری ارسال می‌شود که شامل تمام جزئیات معامله است.
- تأیید پیشنهاد توسط مشتری منجر به ایجاد سفارش فروش می‌شود که نشان‌دهنده آماده بودن مشتری برای خرید است.
- در صورت وجود سفارش کلی، تمام شرایط توافقی وارد سیستم شده و برای برنامه‌ریزی‌های آینده استفاده می‌شود.
مزایای استفاده از ERP در مدیریت فروش
یک سیستم ERP به هماهنگی بهتر میان بخش‌های مختلف کمک می‌کند. به‌عنوان مثال، بخش تدارکات می‌تواند به سفارش‌های فروش دسترسی داشته باشد و بر اساس آن‌ها خریدهای لازم را برنامه‌ریزی کند. همچنین تیم تولید می‌تواند برنامه‌های تولید خود را بر اساس سفارشات تنظیم کند تا محصولات به موقع آماده تحویل شوند. این هماهنگی موجب افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود.
با ERP، اطلاعات مهم در دسترس افراد مسئول قرار می‌گیرد و نیاز به جابه‌جایی میان سیستم‌های مختلف به حداقل می‌رسد. این نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه ارتباطات داخلی را نیز ساده‌تر می‌کند و به رشد پایدار کسب‌وکار کمک می‌نماید.
در فصل بعد فرآیند و اجزای ماژول فروش ERP را بررسی و مزیت های آن را بررسی خواهیم کرد.
